La empresa colombiana Cachivaches, ha realizado una alianza estratégica con Microsoft, con el fin de agilizar y facilitar algunos de sus procesos operativos y así poderse concentrar en su verdadero negocio, como el de llevar el Hallowen a todos los colombianos.
Para Cachivaches, la celebración del Hallowen, es una fecha de gran importancia, por ello han desatado todo su ingenio en la creación de disfraces, tanto así que han logrado posicionarse como la empresa líder en el país y en Latinoamérica en la confección, venta y exportación de disfraces.
No por nada son los licenciatarios y fabricantes directos de grandes marcas internacionales como Disney, Marvel, Warner y Mattel en varios países, por ello es que sus disfraces de Batman, Spider Man, Barbie, Jack Sparrow, la cenicienta por nombrar solo algunos, están en todas sus tiendas y en otros almacenes donde los comercializan, además de poder encontrar en ellas sus reconocidos artículos para el hogar.
La clave de su éxito según afirman sus propietarios es jugarle limpio al país, competir sanamente y ofrecerle lo mejor a sus clientes, sin embargo, como toda empresa que crece, Cachivaches empezó a enfrentar grandes retos a la hora de almacenar y manejar toda su información de producción y ventas, así como en el manejo de sus sistemas tecnológicos, sus correos y la manera de compartir tanta información.
En palabras del gerente de Cachivaches, Juan de la Esperilla, “como somos una compañía pequeña que no trabaja en tecnología, no necesitábamos un departamento de sistemas, pero sí teníamos problemas comunes que le pasan a las empresas, como cuando se va la luz, se desconfigura un servidor o hay que pensar en cómo hacer un back up de la información”.
Así mismo la empresa contaba con un sistema de correo electrónico, con el que tenían muchos inconvenientes de bloqueos, de spam y de virus, incluso muchos de los mensajes que se les hacían a los clientes rebotaban porque el dominio no estaba certificado, o se les perdía la información o nunca recibían los e-mails.
Pero “cuando nos contaron lo que traía Office 365 quisimos ser los primeros en tenerlo, no solo por la herramienta en sí, sino por el manejo, la supervisión, la gestión y la garantía de Microsoft” afirma De La Espriella, por ello es que precisamente a finales de 2011 IT Consulting and Cloud Services, Partner de Microsoft implementó esta solución en la empresa.
Desde entonces, los beneficios han sido inimaginables, la administración del sistema no está en mano de Cachivaches, sino de Microsoft, lo que significa que ya no hay correos spam, todo el back up es manejado con seguridad en la nube de Microsoft, cuentan con el servicio OWA para manejar sus cuentas de correo en internet.
Así mismo, dado que Cachivaches necesita un sistema remoto para el manejo de archivos, la compañía cuenta con el servicio de SkyDrive de Hotmail, con el que “Hacemos cosas sencillas como alojar los formatos de cierre de caja y remisiones; la ventaja es que como están en la nube, todos los empleados, en cualquier tienda, tienen acceso a las últimas versiones. También nos ha servido para el manejo de rotaciones y remplazos de los trabajadores porque pueden ver las programaciones, desde cualquier computador, en un documento que compartimos en línea” afirma el gerente de la empresa.
Otra innovación que adoptó Cachivaches fue la de manejar su información a través de bases de datos SQL (un programa de inteligencia de negocios) con el fin de organizar y procesar sus datos de operación de forma rápida y sencilla. Con este sistema pueden manejar todos sus inventarios, compuestos por más de 15 mil referencias diferentes, y saber cuáles están disponibles y en qué tiendas, cuales se encuentras agotados; que líneas venden más y en qué sedes, entre otras funcionalidades.
Las grandes ventajas de Office 365, SkyDrive y SQL es que no requieren de inversiones en departamentos de sistemas, ni en profesionales especializados porque todo se maneha de forma segura y estable en la Nube de Microsoft.
Por eso De La Espriella no duda en aconsejar a las empresas pequeñas y medianas en contemplar estas soluciones: “Para nosotros fue clave saber qué necesitábamos. No gastamos en muchos programas equipos o herramientas muy costosas, simplemente buscamos algo que se ajustara a nuestro modelo de negocio que es hacer las cosas de una forma sencilla y confiable”.
