A la hora de definir objetivos y trazar metas en una empresa, existen muchas herramientas y situaciones que pueden ayudar. Pero no solo para cumplir esos objetivos, sino también para maximizar el aprovechamiento de los recursos y trabajar con mayor eficiencia.
Entre las herramientas que existen, podemos distinguir diversas plataformas de organización, que favorecen y facilitan el trabajo en equipo, y plataformas de capacitación que brindan herramientas de formación profesional a los trabajadores. Estos sitios de e-learning (es decir, educación virtual) proponen distintos instrumentos para optimizar los recursos empresariales.
Entre las herramientas que organizan el trabajo, podemos distinguir el cronograma de empresa. Disponer de un cronograma mejorará la organización y distribución de las tareas, a la vez que dispondrá a los actores en juego a prepararse con anticipación para las acciones que deban llevar a cabo cada día.
¿Qué es un cronograma empresarial?
Un cronograma de actividades empresarial es una herramienta que sirve a una empresa para poder ordenar mejor sus actividades, responsabilidades y deberes, separado en jornadas. Estas actividades se encuentran discriminadas (generalmente, a modo de cuadro) de acuerdo a distintas categorías, con el fin de facilitar la visualización de las tareas.
Contar con un cronograma de actividades permite organizar de la mejor manera posible el trabajo que debe hacerse en cada jornada, evitando el olvido de tareas, el pago a proveedores, etc.
¿Qué elementos lo componen?
Por lo general, los componentes que integran un cronograma empresarial son: las tareas por realizar y las ya realizadas, los tiempos disponibles, los recursos con los que cuenta la empresa, el rol de cada integrante de los equipos de trabajo y los plazos.
Es importante que cada integrante tenga acceso a él para poder diagramar los días y organizar las tareas en concordancia con el resto de sus compañeros.
Distinción de tareas
Que en el cronograma puedan distinguirse claramente las tareas que hay que cumplir, y en algunos casos también, que puedan marcarse las ya cumplidas, ayuda a mejorar la eficiencia en el trabajo. Cuando cada integrante conoce con claridad cuál es rol que debe ocupar, el trabajo se desarrolla mejor.
Necesariamente en una empresa habrá personas que se encarguen de determinadas tareas, líderes de equipo, etc. Poder visualizar y organizar esto permite que cada uno cumpla su función de la mejor manera, alcanzando así un mejor trabajo integral.
Tiempos disponibles
Conocer los tiempos que se disponen para cada tarea, también es un factor fundamental. Esto permite optimizar los recursos para trabajar de manera más eficiente y ágil, evitando los baches donde pueda producirse pérdida de tiempo.
Un factor que ayuda a optimizar el tiempo es el trabajo por objetivos en lugar de cumplimiento de horario. Muchas veces una persona que debe cumplir, por ejemplo, ocho horas de trabajo, termina siendo menos productiva que otra que trabaja alcanzando objetivos, más allá del tiempo que destine a ello (por supuesto, con un máximo de horas por día también).
Saber si para una tarea se dispone de horas, días, o semanas permitirá organizar el trabajo en equipo de una manera óptima, priorizando las fechas límite y generando mayor productividad.
Recursos
Los recursos disponibles para llevar a cabo una tarea son un elemento primordial. Pueden ser materiales o humanos, y ambos tienen la misma importancia. En sintonía con los dos ítems anteriores, los recursos humanos disponibles serán clave para poder asignar mejor cada tarea.
Ahora bien, no solo los recursos humanos deben ser tenidos en cuenta. Los recursos materiales con los que cuenta una empresa para desenvolverse forman parte de los elementos más importantes de ella.
Contar con los recursos necesarios facilita y agiliza la realización de las tareas. Pero si la empresa no cuenta con los recursos suficientes, será necesario adquirirlos, y esa es otra tarea que se deberá asignar a uno o más integrantes del equipo.
Rol de cada integrante
Para poder trabajar de manera organizada y eficiente, será necesario poder asignar a cada integrante del equipo de trabajo, un rol diferente.
Los roles de trabajo suelen darse naturalmente de acuerdo a las habilidades y competencias personales, que permiten a una persona sentirse más a gusto y por ende trabajar mejor en determinados lugares.
De todas maneras, muchas veces los roles deben asignarse de acuerdo a las tareas que se deban realizar. Esta división puede darse a través de una puesta en común en donde cada integrante elija qué tarea prefiere, o puede hacerse de manera arbitraria para agilizar los tiempos.
Quien ocupe el rol de líder, deberá motivar a su equipo a trabajar en ambientes amenos, de respeto, escucha, debates y de manera colaborativa. Los demás, deberán aportar lo suyo para poder realizar el trabajo de manera más eficiente y veloz.
Plazos
Para cada tarea siempre existen plazos de tiempos prefijados en los que debe cumplirse. Contar con estos plazos favorece la administración temporal, optimizando los recursos. Que en un cronograma puedan estar presentes, visibles y accesibles para todos, hará que puedan cumplirse.
Es sumamente importante tener en cuenta los plazos de vencimiento, ya que no hacerlo podría acarrear diversos inconvenientes a la empresa. Por ejemplo, incumplir los plazos de pago a los proveedores una y otra vez, hará que ya no confíen en la empresa y no trabajen más con ella.
Además, si algún plazo se vence sin haber realizado la tarea debida, traerá consecuencias en el resto del trabajo, perjudicando a todos los integrantes del equipo. Es muy importante tener en cuenta y valorar la responsabilidad que tiene cada uno para consigo y con sus compañeros.
Contar con un cronograma de actividades empresarial ayudará a cada empresa a trabajar de la manera más ordenada y eficaz posible. Además, permitirá a cada empleado conocer el estado de sus tareas y organizar mejor su tiempo.
