En Colombia, la liquidación de contratos laborales es un proceso crucial que puede generar conflictos legales y financieros si no se realiza adecuadamente. Las pequeñas y medianas empresas (pymes), que constituyen más del 90% del tejido empresarial del país, suelen enfrentar retos importantes en esta materia con el personal encargado de liquidar nómina. Ya sea por desconocimiento de la normativa laboral, falta de asesoría jurídica o errores administrativos, muchas terminan incurriendo en prácticas que pueden derivar en demandas, sanciones o deterioro de su reputación.

Este artículo expone los errores más comunes que cometen las pymes y sus áreas de talento humano al liquidar contratos de trabajo y brinda recomendaciones para evitarlos.

1. No reconocer todos los conceptos incluidos en la liquidación

Uno de los errores más frecuentes es no incluir todos los componentes obligatorios de la liquidación laboral. Según el Código Sustantivo del Trabajo, esta debe incluir:

Salario pendiente

• Cesantías
• Intereses sobre cesantías
• Prima de servicios
• Vacaciones no disfrutadas
• Indemnización (si aplica)

Algunas empresas omiten conceptos como los intereses sobre las cesantías o no liquidan correctamente las vacaciones acumuladas, lo que puede constituir una infracción legal.

Cómo evitarlo: Contar con un checklist o formato estándar de liquidación conforme a la ley colombiana, actualizado regularmente, es fundamental. Además, capacitar al personal de talento humano en normativas laborales puede reducir estos errores.

2. No pagar a tiempo la liquidación

El artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo establece que el empleador debe pagar la liquidación inmediatamente al terminar el contrato. No hacerlo puede acarrear sanciones, como el pago de un salario diario por cada día de retraso.

Muchas pymes, especialmente aquellas con problemas de flujo de caja, postergan estos pagos sin tener en cuenta las consecuencias legales.

Cómo evitarlo: Planificar financieramente los egresos laborales, tener provisiones para indemnizaciones y cesantías, y generar alertas ante vencimientos de contratos ayudan a prever estos compromisos.

3. Desconocer el tipo de contrato y su impacto en la liquidación

No es lo mismo liquidar un contrato a término fijo, uno indefinido o por obra o labor. El tipo de contrato influye directamente en si hay lugar a indemnización y en qué monto

Por ejemplo, en los contratos a término fijo, la indemnización corresponde al tiempo que reste para su terminación, mientras que en los contratos indefinidos se calcula con base en el tiempo laborado.

Cómo evitarlo: Tener claridad sobre el tipo de contrato firmado y su vigencia. Revisar periódicamente la legalidad de las modalidades contractuales utilizadas en la empresa es clave para no cometer errores al finalizar el vínculo laboral.

4. No dejar evidencia escrita de la terminación

La ausencia de documentos formales de terminación de contrato (como cartas de despido, renuncia voluntaria o mutuo acuerdo) genera ambigüedades que pueden perjudicar a la empresa en eventuales procesos judiciales.

Cómo evitarlo: Documentar toda terminación de relación laboral, incluyendo fecha de finalización, motivo, forma de terminación y firma de las partes. También se recomienda entregar un paz y salvo o constancia de entrega de la liquidación.

5. Error en el cálculo de días trabajados o base salarial

Algunas empresas calculan la liquidación con base en el salario básico sin incluir los pagos recurrentes como horas extras, recargos, auxilios o comisiones. Otras cometen errores al contar los días efectivamente trabajados.

Cómo evitarlo: Utilizar software de nómina confiable que integre todos los componentes salariales y revisar manualmente los datos antes de emitir la liquidación. Además, guardar evidencia de los pagos realizados durante la relación laboral.

6. Desconocer o malinterpretar causas de terminación con o sin justa causa

Cuando se termina un contrato con justa causa, el empleador no está obligado a pagar indemnización. Sin embargo, muchas pymes aplican esta figura sin tener pruebas suficientes, lo que puede terminar en demandas laborales por despido injustificado.

Cómo evitarlo: Asesorarse jurídicamente antes de aplicar una causal de despido y contar con pruebas documentales (llamados de atención, evaluaciones de desempeño, informes de faltas graves, etc.).

Cuidado, esto no es solo un trámite administrativo

La liquidación de contratos laborales no solo es un trámite administrativo: es un proceso legal que debe realizarse con rigor, precisión y ética. Las pymes colombianas y sus áreas de talento humano deben profesionalizar su gestión laboral, no solo para evitar sanciones, sino para fortalecer su relación con los trabajadores y construir ambientes laborales más transparentes y confiables.

Invertir en capacitación, tecnología y asesoría legal es una decisión estratégica que puede prevenir conflictos costosos y contribuir al crecimiento sostenible de las empresas.

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