Las nuevas tecnologías se abren paso para potenciar la flexibilidad laboral y aumentar la eficiencia. Así, las ‘apps’ y las pantallas táctiles sustituyen a las impresoras y los teléfonos fijos

Al ser humano siempre le ha gustado pensar cómo evolucionará su entorno conforme avance la tecnología. Casas inteligentes en las que podremos llenar la nevera pulsando un botón y vehículos que funcionarán sin conductor son algunos de los incontables ejemplos. Sin embargo es en el lugar de trabajo donde pasamos más tiempo cada día: ¿Cómo se transformarán las oficinas?

Los puestos de trabajo no han cambiado demasiado desde la popularización de los ordenadores. “La clave para que las personas acepten la tecnología es que sea fácil de usar. Todas las innovaciones que triunfan lo hacen porque son sencillas”, explica a Teknautas Paulino Guerrero, director de infraestructura tecnológica de Cepsa.

No hace falta viajar hasta una startup puntera de Silicon Valley para ojear cómo será nuestro puesto de trabajo en un lustro. Guerrero nos abre las puertas de las oficinas de Cepsa localizadas en la Torre Cepsa de Madrid, donde llama la atención la movilidad de los empleados lograda a través de portátiles, pantallas e incluso apps. En otras palabras, no existen puestos de trabajo asignados de forma predeterminada.

“Trabajas cada día donde te interesa, por lo que es más fácil configurar grupos de trabajo y la organización es mucho más eficiente”, asegura Guerrero. De esta forma, al llegar por la mañana podremos sentarnos donde más nos convenga y, por eso mismo, se acabaron los objetos innecesarios sobre la mesa.

Unos pocos cables, un monitor de apoyo y el teclado son los únicos objetos que pueden encontrarse en una mesa vacía. “Cuando llegas no encuentras nada, el puesto siempre está libre y despejado cuando trabajador se va”, explica Guerrero. Por no haber no hay ni teléfonos.

La clave se encuentra en la herramienta básica de trabajo: el portátil. Aquí nadie se ancla a un puesto fijo con un pesado ordenador de sobremesa, sino que los laptops permiten el libre desplazamiento entre secciones y pisos. Y también sustituye al teléfono a través del programa Lync de Microsoft, similar a Skype en cuanto a funciones.

Gracias a los servicios de mensajería y de VoIP el teléfono está dentro del portátil, algo especialmente interesante para las empresas. Según explica Guerrero, “suene donde suene, estés en casa o en otra parte, te enteras igual”.

No sólo el teléfono, el papel también tiene los días contados en las oficinas. Se trata de un Santo Grial para las empresas desde hace décadas, que la expansión de las tabletas y los portátiles podría por fin convertir en realidad. Esto permite compartir cualquier documento con otra persona que se encuentre, bien en otro piso, bien en una oficina en Shangái.

Según Guerrero, el número de impresiones se ha reducido en casi un 60% en un año. Pero olvidar las viejas costumbres no es tarea fácil: “Esto requiere un cambio cultural en las personas, porque genera rechazo no tener físicamente el papel con el que estamos familiarizados”.

Desde el gimnasio a la cafetería: una ‘app’ para todo

Si el portátil es el pilar sobre el que se sustenta el trabajador durante el horario de trabajo, el móvil articula el resto de actividades a través de la interfaz de moda: la app. Hoy en día vivimos pegados al móvil las 24 horas del día, por lo que se considera la herramienta idónea para organizar nuestra vida personal y laboral.

Guerrero pone de ejemplo el caso de Cepsa, donde los empleados disponen de una aplicación multifunción que les facilita la vida: “Es como el WhatsApp de la empresa”. Gracias a ella pueden saber, desde el momento en el que salen de la cama, el menú de la cafetería para ese día. También si el parking tiene plazas libres o reservar en el gimnasio del edificio.

La conexión perpetua es un efecto secundario de la digitalización del siglo XXI: vivimos pegados a las redes sociales y esta dependencia podría trasladarse al trabajo. Guerrero no considera esto un problema, ya que cada uno puede decidir con libertad cuándo atiende a asuntos personales y cuándo a laborales. De hecho considera positivo poder saber en todo momento qué sucede en el trabajo mientras atiende, por ejemplo, un asunto familiar.