En los últimos años, la digitalización ha cambiado la manera en que las empresas en el mundo gestionan sus procesos internos. Desde los pequeños negocios hasta las grandes compañías, cada vez son más los que le apuestan a la tecnología para optimizar su operación y reducir la carga administrativa. Ya no es necesario gastar montones de papel o hacer filas eternas para tramitar documentos, ahora todo está al alcance de un clic.

En este contexto, la nómina electrónica se ha presentado como un salvavidas para muchas empresas que buscan mayor eficiencia y cumplimiento normativo. La nómina electrónica es un sistema digital que registra y reporta de forma automatizada el pago de sueldos y prestaciones a los trabajadores. En lugar de utilizar documentos en papel, la información se genera, valida y envía electrónicamente a los organismos fiscales correspondientes, garantizando mayor transparencia y cumplimiento legal.

Pero, ¿qué significa esto para los empresarios y trabajadores? Pues bien, primero que todo, se acabaron las excusas con los pagos errados o los retrasos en la entrega de comprobantes. Además, las empresas pueden llevar un mejor control de su flujo de caja y evitar problemas con la DIAN. Y para los empleados, es una tranquilidad saber que su salario está registrado de manera clara y segura, sin el miedo a que «se pierda» algún dato en el proceso.

Quiénes deben emitir la nómina electrónica 

En Colombia, deberán emitir Nóminas electrónicas aquellos contribuyentes del impuesto de renta del régimen ordinario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables. 

 A su vez, deberás acogerte a la normatividad y emitir sus nóminas de manera electrónica de acuerdo al calendario de implementación.

También, si perteneces al régimen tributario especial como las cooperativas, corporaciones, asociaciones y fundaciones, señaladas en el Art 19 del Estatuto tributario y catalogados como entidades sin ánimo de lucro, tendrás la responsabilidad de presentar el impuesto de renta y complementarios.

Si tu empresa tiene la clasificación fiscal de régimen simple de tributación, no estás en la obligación de enviar tu nómina de forma electrónica ya que no eres responsable del impuesto de renta y complementarios. Solo si deseas implementarlo de manera voluntaria, por temas de organización y adaptación lo puedes hacer sin ningún problema. Tan solo deberás cumplir con todos los requisitos descritos en la norma y no tendrá efectos fiscales en tus declaraciones tributarias.

Si eres una entidad del público y estás dentro de los Art 22 y 23 del Estatuto tributario como los resguardos y cabildos indígenas, los sindicatos, fondos de empleados, las iglesias y confesiones religiosas, las áreas Metropolitanas, las asociaciones de padres de familia, los organismos de acción comunal, no son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios y no deberán cumplir con el deber formal de presentar la declaración, por lo tanto no son sujetos obligados a emitir la nómina electrónica.

Es importante aclarar que no todas las propiedades horizontales son contribuyentes del impuesto sobre la renta, porque sus ingresos provienen solo de las cuotas de administración. Sin embargo, si explotan las zonas o las áreas comunes como pasillos, parqueaderos, terrazas, del cual perciben un ingreso adicional, los convierte en contribuyentes de renta por lo tanto sí estarían obligados a transmitir la nómina electrónica.

Cómo realizar la liquidación de la nómina electrónica

La liquidación de nómina electrónica es uno de los procesos más complejos y rigurosos en las empresas. Este contiene el detalle de los devengos y deducciones de cada uno de los colaboradores por el servicio prestado en un periodo determinado, soportado con los desprendibles y método de pago.

Para mayor control y claridad en la liquidación de la nómina ya sea semanal, catorcenal, quincenal, mensual u otros, según lo estipule la empresa en las políticas internas o reglamento de trabajo, es importante emitir el desprendible de pago.

De acuerdo a la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, artículo 24, ahora se llamará representación gráfica del documento soporte de pago de nómina electrónica. Este documento servirá como certificación que prueba la existencia de la relación laboral y permitirá al trabajador conocer el detalle de los valores devengados y descontados.

Beneficios de la nómina electrónica

• Agiliza la gestión: Reduce el tiempo y esfuerzo en la elaboración de nóminas.
• Evita errores: Minimiza fallos en cálculos de sueldos, descuentos y retenciones.
• Cumple con la normativa: Facilita la fiscalización y evita sanciones.
• Reducción de costos: Menos uso de papel y almacenamiento físico.

A su vez, cabe destacar que en varios países, la implementación de la nómina electrónica es obligatoria para empresas, asegurando un control más eficiente de la información laboral. 

Aunque a algunos todavía les cuesta adaptarse a estos cambios, la realidad es que la tecnología sigue avanzando y quien no se adapte corre el riesgo de quedarse atrás. La nómina electrónica es solo un ejemplo de cómo la digitalización está transformando la forma en que trabajamos en Colombia.

Entonces, la pregunta es: ¿Estamos listos para dar el siguiente paso o seguiremos aferrados a las viejas costumbres?