Contrario a lo que generalmente se piensa acerca de la gestión de compras, en las compañías el equipo que lo maneja son el primer filtro para reducir costos y aumentar ingresos. No solamente se trata de gastar, sino de buscarle un beneficio que ayude a las organizaciones para ser más productivas.
Claro está que, en muchos imaginarios, aún no está claro el rol que desempeña el equipo de compras y puede entrar en una línea difusa con otras áreas como la del marketing, el servicio al cliente o la contabilidad. Para que quede claro, este departamento es el encargado de conseguir la materia prima y los servicios que se necesitan dentro de una compañía para su funcionamiento óptimo.
Generalmente, el departamento de compras antecede la fase de producción en una compañía. Por ende, debe cuidar relaciones con proveedores, estar a la vanguardia con las innovaciones en servicios y ser cuidadosos con los precios de lo que se necesite con un análisis que también involucre estándares de calidad.
Funciones del departamento de compras
Lo primero en lo que se deben enfocar es en la identificación de los bienes y servicios necesarios en una empresa en la cadena de suministro. Esto debe ir de la mano de la misión, la cultura corporativa y finalmente el producto o servicio que vendan. Con base en lo anterior se crea un plan para adquirir lo requerido.
Otra función importante está en la selección de los proveedores. Para ofrecer un producto o servicio, cada compañía debería saber qué opciones son las mejores para llegar a ello con una relación que implique calidad, costo y beneficio. Con base en ello se entra a negociar los precios directamente para hacer efectiva la compra con los acuerdos contractuales y transaccionales que eso conlleva y registrar el proceso.
Por último, es indispensable que haya una evaluación de las prácticas comerciales de los proveedores y también del funcionamiento de materia prima o servicio. Teniendo en cuenta lo anterior se puede concluir si se hizo un proceso satisfactorio que culminara en un beneficio para la compañía.
Objetivos del departamento de compras
Como principal tarea deben reducir, dentro de lo posible, los costos que acarrea una compañía. Por eso la elección de proveedores para tener los precios más óptimos y las mejores condiciones es crucial. Para ello, también es válido aprovechar descuentos y sacar ventajas de la oferta y la demanda.
Algo que molesta al cliente es la falta de suministro. Una compañía con falta de ‘stock’ genera una serie de dificultades para obtener un rédito en la operación y el cliente o usuario puede llevarse una imagen negativa de la marca. Es importante que además de suministro, el departamento de compras esté pendiente de repuestos y productos subcontratados.
La mejora de la calidad no es algo ajeno a esta área empresarial. Que un producto tenga una buena apariencia y dure es un plus para las empresas con respecto a la competencia. Acá también entra la innovación en la optimización de procesos y también es necesario mantener las buenas relaciones con los proveedores porque en ciertas ocasiones estos procesos innovadores se hallan con cooperación.
La tecnología es importante para usarse a favor y el departamento de compras tiene que estar en una constante actualización para aprovecharla mejor a favor de las compañías. Tenerla en cuenta puede ayudar al análisis de datos y esto ayuda a planear una mejor estrategia de compras a futuro.
Actualmente, las empresas intentan darle valor a esta área porque se han dado cuenta que es un filtro ineludible para obtener buenos resultados. Cada día se implementan más herramientas que ayuden a que cada uno pueda aprovechar mejor las posibilidades con las que cuenta.
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