Cuando me reúno con mis amigos un fin de semana no tenemos agenda, el tiempo no importa y la idea no es tocar un tema relevante para buscar soluciones y tener al final de nuestro encuentro tareas claras, el único objetivo es vernos. Curiosamente estas reglas parecieran estar tomándose las reuniones corporativas, en donde los papeles se nos están confundiendo y la mayoría de las citas se convierten en una invitación de extraños, sin puntos concretos a tratar y con una interminable extensión en el tiempo. Podré parecer todo un “Grinch” pero las reuniones de trabajo están dejando de ser eficientes y sus males están sobre-diagnosticados: falta concreción y eficiencia.

Hace un año se publicaba un artículo en la página del World Economic Forum, en donde se trataba el tema referenciando una investigación realizada en los Estados Unidos la cual encontró que “un tercio del tiempo de reuniones es improductivo, mientras que un 60% de los trabajadores las encuentran como una distracción. Por su parte el 64% de los cargos senior, dijeron que las citas les quitan tiempo que podrían emplear para lo que llaman “Deep thinking” o pensamiento profundo, enfocándose en tareas complejas”. Creo que en nuestros mercados latinoamericanos esto es aún mayor, siempre he pensado que la mayoría de las reuniones de trabajo no sirven para nada.

Las cosas tenemos que llamarlas por su nombre y no podemos seguir asistiendo a reuniones para escribir documentos de forma conjunta o para revisar textos y textos que llevan semanas en nuestros correos y que pretendemos ajustar en grupo. No podemos seguir admitiendo que, por la incapacidad de una persona en delegar, todo un equipo se tenga que sentar a su alrededor a esperar que revise una hoja. No es eficiente, es totalmente irrespetuoso y no es cordial con el tiempo de otros.

Ahora bien, las reuniones cumplen una función de cohesión fundamental para las organizaciones y para los equipos. En ellas las personas se conocen, aprenden sobre las habilidades y las formas de pensar de sus compañeros o contrapartes, pero un poquito de rigurosidad nunca estará de más.

Es totalmente diferente cuando citamos a una reunión con una agenda clara, como por ejemplo, revisar los comentarios que se tienen frente a un proyecto específico y tenemos que llegar a acuerdos sobre lo que se redactó. En este caso, lo mínimo es que todos lleguen a la mesa con la tarea hecha, los apuntes claros y con el conocimiento de lo que se va a tratar. Bueno sin decir parte de lo obvio, en la escena tienen que estar los actores clave, los extras que hagan bulto en otro lado.

Si eres de los que te quejas como yo, haz cambios, y si eres de quien se quejan, hazlo también. Facilito: pon agenda, sé concreto, establece metas y cumple los tiempos. Créeme, el trabajo se hace también afuera de las reuniones.

@AlfonsoCastrCid