Desde el pasado 1 de noviembre las Pymes colombianas que tengan entre 11 y 100 empleados están obligadas a emitir nóminas en formato electrónico a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido por la autoridad fiscal.

Según la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.

La gran diferencia de la nómina electrónica respecto al proceso realizado históricamente, es que el formato electrónico ofrece un reporte detallado a la DIAN sobre la generación de la nómina que sustenta los gastos y deducciones en las declaraciones tributarias.

La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, – comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM – el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.

Sanciones

Las empresas obligadas que no implementen la nómica electrónica se enfrentan a posibles sanciones si no se suministra la información exigida, con multas del 5% de la suma de la nómina electrónica. Además, si se suministra información errónea y no se corrige dentro de los plazos, la multa será del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.

Darse de alta como emisor de nómina

Para comenzar a emitir electrónicamente, la DIAN ha establecido dos opciones. La primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la DIAN y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad.

Desde el punto de vista práctico y operativo, la primera opción supone una complejidad relativa que puede ir acompañada de algunos errores y, con ellos, de la posibilidad de alguna sanción, dos situaciones que quedan resueltas si se acude a un proveedor tecnológico de confianza. La solución de factura electrónica y nómina electrónica de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.

¿Cómo funciona la nómina electrónica?

La solución desarrollada por SERES genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000037 del 5 de mayo.

Una vez que la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.

Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

SERES cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la DIAN desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia. Su misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a los clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa.

Sobre Seres

SERES, proveedor tecnológico homologado por la DIAN, es pionero y especialista en servicios de Intercambio Electrónico seguro de Documentos desde hace más de 30 años. Cuenta con presencia en Latinoamérica desde hace más de 10 años y es el partner de referencia tecnológico para ayudar a las empresas en su transformación digital, actuando como tercero de confianza y permitiendo la optimización y automatización de los procesos de negocio.

Sobre ACH Colombia

ACH COLOMBIA S.A. se creó en 1997 como una Cámara de Compensación Automatizada, resultado del interés de las entidades financieras por mejorar y ofrecer nuevos servicios a sus clientes. Es una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

La compañía se centra en ofrecer cuatro servicios principales: Transferencias Interbancarias, liquidación y pago de aportes a la PILA gracias al Servicio Operativo de Información (SOI), el Botón de Pagos Seguros en Línea (PSE) y la Gestión Integral para Pagos en Línea (Pasarela PSE); y Transfiya, un servicio de transferencias inmediatas que permite enviar, solicitar y recibir dinero entre diferentes entidades financieras usando únicamente el número de celular.