Las asambleas de copropietarios se realizan cada año entre febrero y marzo en los inmuebles sujetos al régimen de propiedad horizontal. La importancia de las asambleas radica en que se definen aspectos que guían el buen funcionamiento de la copropiedad y  aspectos tanto económicos como financieros en los edificios.

Al finalizar la asamblea se redacta un acta siendo este el  documento en el que quedarán expuestas las cifras y resultados de la reunión.

Properix, el sistema online especializado en propiedad horizontal y  David Barros Balocco (presidente de la Red de Comités de Desarrollo Sostenible de la Propiedad Horizontal), nos dan las cinco claves a la hora de realizar una asamblea exitosa.

1. Reglamento

El primer consejo que nos brinda Barros Balocco es que, además de tomar como eje todo lo relacionado con el capítulo 10 de la Ley 675 de 2001, prestemos especial atención al reglamento de la propiedad horizontal.

Siendo así, los administradores deberán tener presente, no sólo la ley de propiedad horizontal sino el reglamento que lo rige, pues en este se tendrán especificaciones sobre el manejo de fechas previamente fijadas para asambleas y asuntos pertinentes a el bien privado.

2.Calendario

En cuanto al calendario, nos sugiere revisar lo siguiente antes de hablar con el Consejo para pactar una fecha de asamblea:

• Calendario de días festivos 2023: en Colombia este año habrá 20 días festivos, sin embargo, febrero y septiembre no tendrán fechas de descanso. Abril, debido a Semana Santa, tendrá cuatro días festivos.
• Ferias y fiestas en Colombia 2023: es vital comprender la importancia que se le otorga a cada festividad en la región donde realizamos la asamblea. Por ejemplo, hacer una asamblea en noviembre en Cartagena no sería lo más recomendable.
• El fútbol puede afectar la convocatoria. Por eso, es conveniente conocer el calendario de torneos y eventos de la FIFA en 2023: fechas de eliminatorias y torneos nacionales o internacionales.
• Vacaciones de mitad de año: La mayoría de los residentes de la propiedad horizontal no se encuentran en sus viviendas durante esta temporada, por tanto es importante que al momento de realizar la asamblea se cuente con la participación de todos los dueños de inmuebles para la toma de decisiones que afectan la convivencia y administración.

3. Convocatoria

Respecto de los tiempos de la convocatoria, la administración debe agendar la cita con una antelación no menor a 15 días calendario y enviar una comunicación a cada uno de los propietarios, a la última dirección registrada. Debe incluir fecha, lugar y orden del día, más el listado de propietarios que adeudan las cuotas de administración. Se recomienda “aprovechar la antelación para tomar decisiones en la asamblea ordinaria y no para discutirlas” y utilizar esta instancia para adjuntar los estados financieros y el informe de gestión. También nos aconseja agendar como mínimo 17 días antes, a fin de dar tiempo a los participantes para pensar qué pueden aportar en el encuentro.

4. Diseño de la asamblea, duración y temáticas

Una asamblea debería durar, como máximo, cinco horas. Para cumplir con este tiempo, nos sugiere aprender a regular las instancias y controlar los silencios. Cuando se realiza una pregunta y hay un silencio, aguardar 30 segundos y continuar con lo agendado. También escoger un buen presidente de asamblea que sepa en qué momento hacer una pregunta y dar lugar a respuestas, cuántos minutos hay que brindar y cuándo evitar intervenciones. Las votaciones, por ejemplo, no deben durar más de dos minutos.

El trabajo previo a la asamblea es clave: si durante todo el año se establece un horario de atención y se brindan espacios de comunicación fluida, el ambiente cambiará y el encuentro será más dinámico. En cuanto al presupuesto,  fundamentar el proyecto y socializarlo antes para no tener que repasar punto por punto al momento de buscar su aprobación.

Respecto de la sección de proposiciones, no debemos restarle importancia, pero sí darle el manejo adecuado. Incluso, varios de estos puntos podrían ameritar una asamblea extraordinaria. En este aspecto es muy útil tratar los PQRS en el momento, por ejemplo, temas relacionados con las mascotas a través del Comité de Convivencia.

5. La tecnología como aliada

Si tomamos en cuenta que cada vez hay más proyectos donde la gente invierte para renta sin necesariamente ser residentes de ese lugar, las asambleas virtuales a través de plataformas tecnológicas pueden ser de gran ayuda para garantizar su participación y que no tengan que viajar. El marco legal lo permite, y debemos aprovechar aquellos formatos que brinden mayor participación.