Si ya es difícil contestar los mails siendo un simple mortal, imaginen cómo deben sentirse los máximos responsables de empresas como Google o Apple. Estos son sus trucos para gestionarlos

Si un simple mortal ya sufre vértigos por la saturación de su correo electrónico, imagine lo que tiene que padecer el CEO de una firma de calado, que puede recibir mil correos al día. ¿Logran atenderlos con eficacia? Lo hacen. La cuestión es que estos cargos con semejante responsabilidad no pueden dedicar horas a gestionar su bandeja de entrada.

Steve Jobs era bien conocido por atender con rapidez algunos de los mails que le llegaban, y Tim Cook sigue su estela. Y no olvidemos la importancia que otorga el CEO de Amazon, Jeff Bezos, a los mails que le envía cualquiera de sus clientes protestando por una avería en la tostadora que ha adquirido.

El cofundador de Google, Larry Page, no escurrió el bulto cuando en una comparecencia pública reconoció abiertamente cuál era su técnica para atender los correos electrónicos. Y que nadie se espere mucho glamour ni un método killer de productividad: la dinámica aplicada por el CEO es la lectura de arriba abajo hasta que se aburre de leer y “todo lo que queda por debajo, no lo leo”, reconoció. Dicho lo cual, empieza a leer y en cuanto su interés decrece, abandona la misiva para siempre. “Muchos se sorprenden porque el fundador de Google les responda en cinco minutos, mientras que otros reciben lo que esperaban, ninguna respuesta”, explicó.

La clave: ir al grano

Pese al método poco ortodoxo de Page, cuesta creer que un personaje de ese peso en la industria tecnológica sea capaz de atender todos los correos que llegan a su bandeja de entrada. En este sentido, el bloguero Manu Contreras sugiere que un puesto de esta responsabilidad contará con algún sistema de filtros o bien con una cuenta pública y otra privada en manos de sus más estrechos colaboradores.

Seguimos con Google, porque de esta firma también nos llegó en su día un procedimiento un tanto más vistoso que el de Page de parte de uno de sus lugartenientes: el incombustible Eric Schmidt. Este directivo acuñó lo que se conoce como “las nueves reglas” para controlar el correo (y que éste no te controle a ti). El listado insiste en la importancia de ir al grano y dejarse de interminables epístolas que casi nadie lee. Schmidt sugiere mantener la tensión en la bandeja de entrada despejando los correos según llegan e intentando no acumular los no leídos.

«Muchos se sorprenden porque el fundador de Google les responda en cinco minutos. Otros reciben lo que esperaban, ninguna respuesta»

El método del directivo de Google puede parecer efectivo, pero a nadie se le escapa que requiere mucho trabajo de gestión, aunque sea para las respuestas más escuetas. Algunos CEO proponen un método más drástico y que no todos serán capaces de aplicar: no contestar a los correos. El principio básico es evidente: si no hay una pregunta concreta en un email… ¿para qué responder?

A esta medida definitiva llegó Kristin Mulhner, máxima responsable de NewBrand Analytics, que pregona una especie de vida asceta 2.0 en lo que respecta al correo electrónico. A esta directiva le dan igual las normas sociales y, debido a su apretada agenda, va al grano olvidándose de la cortesía: “Si en el correo que recibo no hay una pregunta concreta, no respondo”.

Así zanja uno de los mayores problemas en la gestión del tiempo de los cargos más elevados de las organizaciones. Y tiene una justificación irrebatible: “Si un CEO responde, todo el mundo considera que tiene que volver a contestar y se genera mucho ruido”.